ARCHIVER

 

 

Qu’est-ce qu’une archive ?

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité »

Art. L. 211-1 du Livre II du Code du patrimoine.

 

 

Synthèse des trois âges de l’archive :

    • Archives courantes : ce sont les documents produits ou reçus qui sont dans votre environnement immédiat, ils sont essentiels à votre travail
    • Archives intermédiaires : ce sont les documents que vous consultez parfois soit en vertu de prescriptions légales soit comme objets de référence
    • Archives définitives : ce sont les documents à conserver indéfiniment pour leur intérêt administratif, juridique ou historique
 
 

 

Qu’est-ce qu'archiver ?

« Archiver », c’est conserver les dossiers produits ou gérés par les services dans un lieu dédié aux archives.
Ce n’est pas du stockage, ce n’est pas uniquement un versement, ce n’est pas la mise à disposition de m² ou la gestion d’un prestataire.
L’archivage est un champ de l’organisation et de la gestion des documents et des dossiers, sous forme d’un contrôle efficace depuis leur conservation, leur utilisation et jusqu’à leur sort final.
Y sont intégrées également des méthodes de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.

 
 

 

L'archivage électronique

Un archivage électronique se doit de conserver les références de classement des documents comme le nom du dossier par exemple, et parallèlement les métadonnées, telles que auteur, destinataires, objet, dates, etc.
Pour l'entreprise ou l'organisation, c'est une garantie en termes de sécurité et de pérennité du patrimoine informationnel.