GERER

 

 

L'ensemble des documents utiles de l'entreprise doit faire l'objet d'une gestion globale et méthodique, et intégrer le cycle de vie des informations.

La gestion des documents d’activités est le domaine de la gestion qui est chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la maintenance, l'utilisation et la mise à disposition des documents, incluant les processus de saisie de l'information et de preuve sur les affaires et les transactions. Concrètement, elle consiste à identifier, classer, archiver, préserver et détruire tous les documents ou données dont une entreprise a besoin pour conduire ses activités, assurer la traçabilité de celles-ci, les poursuivre en cas de sinistre, défendre ses intérêts en cas de litige, réduire les risques et répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation de documents.

Le document d’activité peut aussi bien être un objet palpable qu'une information numérique ayant de la valeur pour une entreprise. Aussi, les documents bureautiques, le contenu des bases de données, des sites web ou Intranet, les données des applications et les mails sont tous des documents d’archives.

 

 

Le Records Management

Selon la norme Iso 15489 « Records Management », la gestion des documents d’activité inclut :

    • La mise en place de politiques et de standards ;
    • L’assignation de responsabilités et de droits d'accès ;
    • L’établissement et la promulgation de procédures ;
    • La fourniture d’une gamme de services relatifs à la gestion et à l’utilisation des documents d’activité ;
    • La conception, l’implémentation et l’administration de systèmes spécialisés dans la gestion des documents;
    • L’intégration de la gestion des documents dans les processus.